ניהול פרויקטים דוגמא לגאנט הקמת אתר מסחר אלקטרוני 

ניהול פרויקטים – דוגמא לגאנט הקמת אתר מסחר אלקטרוני 

ישנם חברות ועסקים רבים המשקיעים זמן וכסף בפיתוח מוצרים. 

אנו כלקוחות של מוצר כזה או אחר לא משקיעים מזמננו תמיד להבין כיצד פועל ייצור המוצר מאחורי הקלעים. 

לדוגמא, ייצור מוצר או שירות חדש או אף שיפור מוצר קיים של חברה מסוימת, יכלול מנהל פרויקטים. 

מקצוע מנהל הפרויקטים הוא מקצוע הכרחי בענף הניהול. מנהל פרויקטים הינו האחראי על פרויקט או על מגוון פרויקטים בארגון. אך כדי להבין מדוע חשוב העסקתו של מנהל פרויקטים צריך גם להבין מהו פרויקט.

פרויקט מוגדר כמאמץ שתחום בזמן, יש לפרויקט מטרה ברורה וייחודית, שאינה שגרתית בארגון.

 פרויקט נעשה כדי ליצור מוצר או שירות חדש. לפרויקט יש כמה וכמה שלבים; שלב ראשון הוא שלב היזום בו מעלים בעיה קיימת או צורך מסוים שגורמים להעלאת הפרויקט. שלב זה אינו ברור מכיוון שהוא השלב הראשוני בהגדרת פרויקט. בשלב זה מגדירים את הפרויקט העסקי ברמת מקרו. כגון מיהו קהל היעד, על איזה צורך הפרויקט עונה, מהם היעדים וכן הלאה. שלב שני הוא שלב התכנון שלב זה נעשה ברמת המיקרו, לפרטי פרטים וחשוב לא לדלג על שום שלב. שלב שלישי הוא הביצועי – שלב התפעולי של הפרויקט, וקבלת תוצרים לפרויקט. שלב רביעי שלב הבקרה – בדיקת סטיות של המוצר או השירות ותיקון שלהם להשגת תוצאות לפי מטרות הארגון שהוגדרו. שלב חמישי הינו שלב סיום הפרויקט – לאחר שנבדק המוצר או השירות אותו הפרויקט יצר, שלב סיום הפרויקט סוגר את כל התהליך של הפרויקט מבחינת חוזים משפטיים, ומבחינת תהליך הפרויקט שהושלם.

פרויקט הוא תהליך יקר ומוקצב בזמן תחום מראש ולכן דרוש מנהל פרויקטים שינהל את כל הפרויקט כדי להשיג את התוצאות הטובות ביותר. מכיוון שפרויקט תלוי בכמה מחלקות שונות בארגון. לדוגמא מחלקת כוח אדם, מחלקה טכנולוגית, מחלקת מכירות וכן הלאה. מנהל הפרויקטים עומד בראש הפרויקט ומגשר בין כל המחלקות שיפעלו לפי תכנון הפרויקט והיעדים שהוצבו להם. אך מנהל הפרויקט הוא לא רק המגשר. מנהל הפרויקט הינו גם המתכנן ומניע את הפרויקט. מנהל הפרויקט מחויב לדעת את ההיסטוריה הארגונית, מטרת הפרויקט, קהל יעד ועוד. הוא חייב לדעת מדוע הפרויקט מוקם, את השלב הראשון של יזום הפרויקט. והוא אחראי שהפרויקט יתופעל בצורה מיטבית עד שלב הסיום.

יתר על כן מנהל הפרויקט אחראי על בקרת הפרויקט. כלומר, הוא אחראי על פגישות מצב תוך כדי הנעת הפרויקט כדי לראות שהפרויקט מתנהל כראוי ואין פגמים בתהליך יצור המוצר או השירות. אם יש פגמים, על מנהל הפרויקט לחשוב איך לתקן את הפגמים, לפעמים בצורה יצירתית, "מחוץ לקופסא". תוך כדי עמידה ביעדים, זמן ותקציב נתון. ככל שמנהל הפרויקט ימזער פגמים עד למצב של תפעול לפי מטרת הפרויקט, כך גם מנהל הפרויקט ימזער נזקים היכולים להיווצר מחוסר תאימות המוצר\שירות שאליו הפרויקט הוקם.

דוגמא נניח שנרצה להקים אתר מסחר אלקטרוני לעסק שלב ראשון נקצה מנהל פרויקט שינהל את הפרויקט מקצה לקצה אחריות של מנהל הפרויקט לכתוב גאנט (טבלת משימות) 

דוגמא קצרה למשימות בפרויקט :

משימה	תאריך התחלה	תאריך סיום	אחריות	הערות
הכנת מסמך אפיון אתר (שרטוט בעפרון)
אישור לקוח לאפיון (אבן דרך)
עיצוב אתר אינטרנט ב FIGMA			גליה
אישור העיצוב
בחירת דומיין ורכישה			מנהל פרויקט
התקנת השרת			איש SYSTEM
צילום קטלוג מוצרים ומחירים
כתיבת תנאי שימוש משפטיים
החלטה על הפלטפורמה עליו יותקן האתר
התקנת הפלטפורמה ועיצוב האתר
ועוד ….

אחריות של מנהל הפרויקט להגדיר את הצוות שיסייע לו בניהול הפרויקט : מעצב גרפי ,

מתכנת , איש SYSTEM , אנשי תוכן 

מנהל הפרויקט יגדיר את אבני הדרך בפרויקט – אבן דרך מוגדרת כמשימה משמעותית בתהליך של הפרויקט לדוגמא – אישור אפיון על ידי הלקוח 

באחריות מנהל הפרויקט לתאם פגישה שבועית עם הצוות לעבור על המשימות השבועיות , בנוסף אחריות מנהל הפרויקט לשתף גם את הלקוח בתהליך , לפחות באבני הדרך. 

לפיכך מנהל פרויקטים הינו מקצוע הכרחי וחשוב. הוא מתפעל את הפרויקט ורואה את התקדמותו של הפרויקט ברמת המקרו ורמת המיקרו. מנהל הפרויקט מגשר בין המחלקות השונות כדי שיפעלו יחדיו להשגת מטרת הפרויקט ומונע מחלוקות היכולות להאט את קצב העבודה ובסופו של דבר לא להגיע ליעדים הנקבעו בזמן של הפרויקט. כדי להיות מנהל פרויקט טוב, צריך לתת מענה בצורה מהירה, עניינית, יצירתית, ולדעת על בוריו את הפרויקט. מכיוון שגם מטרת הארגון שהפרויקט יצליח וגם מטרת מנהל הפרויקט, להיות טכני בעבודה לא מספיק, אלא לתת שירות מקצה לקצה כדי לקבל תוצאות מטיבות.